|
>>ホーム＞＞アイディア溢れる！創造的会議術
■アイディア溢れる！創造的会議術
退屈な会議をアイディア溢れる創造の場に変えることができたなら
組織の雰囲気は、そして成果は一変するでしょう
創造的な会議のやり方、創り方をご紹介します。
これは、会議の進行役＝ファシリテーターが身につけるべきスキルでもあります。
ファシリテーション・スキルは広範な能力ですので、すべてをご紹介することはできませんが
その考え方、態度、方法の概略をご紹介します。
各論については、ブログ「発創アリ。」の中で「発創する会議術」と題して随時、お知らせしていきます。
アイディアが溢れ、達成感が得られる会議。
それは参加者が創り上げるものです。
会議が終了を待ちわびる退屈なものになるか、アイディアが溢れる創造の場になるか
それは決して偶然の産物ではなく、どうしようもない必然でもなく
やり方を変えれば、会議が変わる、参加者が創り出せるものです。
会議は大きく分けて次の要素から成り立っています。
１．準備・告知
２．開始
３．議論
４．結論
５．終了
創造的な会議にするためには、どの要素、どの段階にも重要なポイントがあります。
しかも、前の段階での失策は、次の段階では取り返せないという
積み上げ式の構造になっており、準備段階から丁寧に丁寧に創っていかなければなりません。
順を追って考えてみましょう。
■１．会議の準備・告知
□その会議は本当に必要？
まずすべきことは、議題の決定・・・ではありません。
その前に、「本当にこの会議は必要？」と考えることから始まります。
巷に退屈な会議が溢れている大きな理由、それは
「会議にしなくてもいいことについて、会議を開いているから」
なのです。
報告だけ、指示だけ、単に定例だから
などの会議なら、開催すべきか十分に考えましょう。
この種の会議は資料配布、メールなどで代替できてしまうケースが多くあります。
□何について、誰と、どうやって？
次は会議の概要を決めます。
日時、議題だけでなく、参加者、時間、進め方、準備物などを決めます。
参加者についても毎回見直すのが良いでしょう。
定例だからといって、いつものメンバーを招集すると、会議途中で
「えっ、俺、ここにいる意味あるの？」
と感じる人が出てくることがありますから。
何を議論するかによって、誰が必要かは変わる。
これは当たり前のことなのですが、いざ会議となると、何も考えずに
いつものメンバーに告知している、ということがあります。
会議中、ひとりでも自分の参加している意味がわからない参加者がいると
その人の感じている違和感、嫌悪感が場に伝染します。
そうすると場が投げやりになったり、沈滞したりするのです。
気分は伝染します。
ですから、テーマに合ったメンバーを選んで、意欲・動機をもって参加してもらうことが必要です。
□事前に、すべてを知らせる
概要が決まれば、告知です。
会議名称と日時くらいしか告知されないケースも見られますが
創造的な場作りのためには、概要すべてを参加者に伝えておかなければなりません。
会議室の扉を開ける前に、みんなが議論に対する心構えと、アイディアを持っていれば
議論はスムーズに、そして活発に進むでしょう。
トップへ
■２．会議の開始
□議論に入る前に
参加者を議論に引き込めるか否かは、開始時点にかかっています。
例えば
「まず、議題１について、現状を報告してください」
これでは、参加者にとっては不意打ちです。棒立ちになってしまい、脳みそが働きません。
事前に告知していたとしても、開始時点では、あらためて今日の課題、進め方について共有しましょう。
何を、何のために、どのように話し合うのか
結論はどんな形にまとめるのか
この結論はどのように扱われるのか（即実行か、提案なのか）
などをひとつひとつ確認してから、議論に入ります。
さて、できれば、ここでひと工夫を。
□脳みその準備体操
会議概要の確認は、知識・理性レベルでの準備であって
感情、身体はまだ十分には議論向けになってないからです。
脳みそと身体をもう一段階ゆるめてあげる、準備体操があると、より議論が活性化します。
たいしたことではありません。
本題に入る前に、声を出す、身体を動かす、などをしておけば
本当に、発言がしやすくなるものです。
心身が固いままだと、思ったことでも、発言を留まってしまうことがあります。
例えば
自己紹介をして、お互いに握手をする
誕生日をお互いにたずねながら、日付の早い順に席替えをする
など、単純なことでいいので、本題と関係のないことで心身に刺激を与えておくと
効果絶大です。口が、頭が滑らかになります。
それに、握手したり、言葉を交わしたりしておくと、場が「まるく」なります。
カチコチの場、トゲトゲの場からは創造は生まれません。
会議前に、心身も場も丸くしておきましょう。
トップへ
■３．議論する
□議論のガイド役
議論は自然に始まって、自然にまとまるわけではありませんから
何らかのガイド（ファシリテーション）が必要です。
ガイドの大切な役割は、例えば
始まりやすくする
盛り上がりやすくする
外れないようにする
などです。
□会議のルールを決める
「会議のルール」を決めると、議論が始まりやすくなります。
議論が脱線、混戦、沈滞、などして少しも前に進まないのは
このルールが明確になっていないから、ということがよくあります。
会議のルールとは
議論の焦点を絞るとともに、迷惑行為を排除することで
参加者の創造性と動機を引き出すものです。
たとえば
人の話は最後まで聴く、さえぎらない
発言は短くまとめる
「できない理由」ではなく「できる可能性」から考える
などです。
これらを参加者に考えてもらうのが効果的です。
自分たちの話し合いの場を創造的なものにするために、何をすべきで、何をすべきでないのか？
を考えることで、議論に対する前向きな姿勢が生まれます。
□みんな同じ理解をしているか？
さて、いよいよ議論開始です。
でも、その前に・・・確認してください
「その問題について、みんなが同じ理解をしているだろうか？」
解決すべき問題はひとつでも、立場、経験によって、その解釈はいろいろだったりします。
ある人にとって最重要課題が、別のある人にとっては退屈な課題だったりするのです。
この状態で、議論をすると、話がかみ合いません。
まず、なぜ、この問題について、このメンバーについて話し合わなければならないのか
この問題を解決することでどんなメリットが生まれるのか？
についての思いを共通にしてください。
ここまでやって、準備完了です。
さあ、議論しましょう。
□「書く」とにかく「書く」
次のガイドの役割は「盛り上がりやすくする」です。
議論が盛り上がらない理由の多くは、議論のすれ違い、ピンボケが放置されてしまうことです。
そんな議論を続けているうちに、何について話しているのかわからなくなり
みんなの参加意識は低下していってしまいます。
こんなことにならないために、ポイントは「書く」ことです。
議論をとにかく「書く」、目に見えない発言を書いて、全員に見えるようにすることです。
議論が見えれば、意識を集中しやすくなります。
考えを発展させやすくなります。
何も見えないと、前に言ったことをぶり返したり、勘違いに基づいて発言したり
議論が迷走する原因になります。
そのくらい、視覚は、思考を深める上で重要な役割を果たしているといえるでしょう。
ですから、ホワイトボード、模造紙などは会議に必須です。
たいていの会議室にはホワイトボードがありますね。
そこまでは良いのですが、なぜか、書きながら議論している光景はあまり見ない。
ホワイトボードには会議次第だけが書いてある、というようなことが多くないですか？
とにかく、書いて下さい。うまい下手は欲張らなくていいです。
議論が見えるとどれだけ違うかを実感できるはずです。
□参加者も書きながら考える
さらに、参加者各自も書いてみましょう。
書いてから、それを見せて発言する。
書いたものを、模造紙に貼り付ける。
などすることで、話すのが苦手でも、考えを場に伝えやすくなります。
それに、書く時間を取ることで、考えがまとまりやすくなります。
口頭だけのコミュニケーションは、反射神経にたよっているようなところがあり
十分な思考の深まりと言う点では、書くことに及ばないのです。
書いて考える、書いたものを見せる、発言は書き取る
これだけで、議論はかみ合い、焦点が絞られ、盛り上がっていきます。
専門的には、この「議論を書く」と言う行為を「ファシリテーション・グラフィック」と言ったりします。
このほか盛り上げるには、話の聴き方、質問の仕方などありますが
これはいずれ、ブログで。
□迷惑行為を排除する
さて、これで議論は盛り上がるはずなのですが・・・そう簡単にはいきません。
場の雰囲気を一気に盛り下げる迷惑行為が、ちょくちょく出てくるのです。
ガイドの３つ目の役割は、この迷惑行為を排除して
議論が焦点から外れないようにすることです。
迷惑行為は、どこででも見られます。例えば・・・
「そんなことできっこないよ」と頭ごなしに否定
いつの間にやら、延々と自分の経験談、自慢話
発言がどんどんズレテいく。本人は気付かない
などです。
これは、議論をはじめる前に「会議のルール」をちゃんと決めていても起きます。
そんな簡単に人の行動は変わりませんから。
ここでは、迷惑行為の張本人の立場がどうであれ
やんわりと指摘して、議論をもとの線に戻さなければいけません。
その人以外のモチベーションに関わりますから。
トップへ
■４．結論を出す
□価値ある結論とは？
さて、いつまでも議論を続けるわけにはいきません。
出てきたアイディアを結論に結び付けなければなりません。
いきなり多数決、は避けたいところです。
「数」だけが根拠で、ひとつの意見に絞られるというのは「創造的」とは言えませんから。
価値ある結論とは
参加者の納得度が高く
それを実現したいというモチベーションが生まれるもの
です。これは、いきなり多数決では無理でしょう。
□結論へのプロセス
対立点、類似点を明らかにし
対立の理由を探り
より高次の結論を模索します。
対立は「問題の背景」や「解決（ゴール）のイメージ」についての理解がずれていること
で生じることがよくあります。
ですから
対立している意見は、何を根拠に、何を目指して生まれたものか
をみんなで考えることから、からまった糸がほぐれてきます。
対立を鳥瞰するという方法です。
ゴールのイメージをあらためて全員でイメージしてみるのも良い方法です。
すべての問題が解決したとして、どんな素晴らしい状況になっているのか？
をみんなで具体的にイメージするのです。
そのイメージにたどり着くために必要なことは？
という視点で、改めて出されたアイディアを眺めると、冷静に判断できたりします。
理想とそれを実現するための判断基準を共有する
という方法です。
これは、実現へのモチベーションを高める効果もありますので
対立がなく、スムーズに結論が出そうな場合であっても
その結論の先にある理想的な状態をみんなでイメージするというのは
やってみる価値があります。
■５．会議の終了
□結論を実現するために
さて、結論が出ましたので、これで終了です・・・とはいきません。
これでは会議のための会議になってしまいます。
結論が出したかったのではありません、結論を実行・実現したいから会議をしているのです。
会議の終了にあたってすべきことは
その結論は、誰が、いつ、どのように実行するのか
さらに
その結果について、誰が、いつ、どのようにフォローし、みんなにフィードバックするのか
についてを明確にしておきます。
これも、キッチリ書いてください。
ここまで、やって会議終了です・・・いや、できれば、もうひとがんばり。
□会議を振り返る
是非やっていただきたいのが
会議の振り返り
です。
この会議は有意義だったか、改善すべき点はないか、次のどう活かすか
を考えるのです。
このときは、会議の結論については、触れません（結論は出たのですから、当然ですが・・・）
「会議の進め方、みんなの参加の仕方」について反省します。
これは次の会議を有意義にする方法を考える点でも
それから、一人一人が会議の進め方、発言の仕方について内省し、会議力を高める点でも
非常に効果的です。
会議の終了直前に「振り返り」、是非やってみてください。
トップへ
■補足：議事録のポイントは「速さ」
議事録は必須です。そして、何よりも「速さ」です。
すぐに配布しましょう。
書き方の良し悪しにこだわるくらいなら、手書きのメモでもさっさと配ったほうが効果的です。
参加者の脳みそは、会議が終わると急速に冷えていきます。現実に戻っていきます。
完全に冷え切る前に、会議の空気を伝える議事録を配布してください。
脳みそが冷えてから、詳細な議事録を配布しても、効果は低いものです。
できれば当日、遅くとも翌日には配布しましょう。
最低限、「何のために、何を、誰が・・・」がわかれば良いのです。
議事録の最大の役割は、参加者の脳みそが冷える前に、結論を駄目押しで刻み込むことですから。
トップへ
|
